Federica Tozzi, Alessandro Mazzi

Una recente survey, svolta su quasi 200 grandi e medie imprese da Assochange in collaborazione con il Politecnico di Milano, indica che nel 2019 il principale driver dei progetti di rinnovamento sarà l’esigenza di rispondere alla trasformazione digitale, prima che le esigenze di riorganizzare, di cambiare i processi di lavoro e di ridurre i costi e aumentare l’efficienza.

Progetti per la trasformazione digitale che comunque, a nostro avviso, non potranno prescindere da una attenta revisione dei processi di lavoro e, inevitabilmente, dalla loro trasformazione; sia per adattarli alle opportunità offerte dalle nuove tecnologie, sia per assicurarsi di ridurne le inefficienze prima di procedere con la loro digitalizzazione.

Se le novità tecnologiche e i mutamenti del mercato obbligano le aziende ad aggiornarsi, i vecchi ostacoli restano in agguato e impediscono a molte aziende di raggiungere gli obiettivi prefissati. La stessa survey di Assochange, infatti, indica che i più importanti fattori di successo dei progetti di cambiamento sono:

  • una cultura aperta al cambiamento,
  • il coinvolgimento delle persone,
  • il supporto del top management.

Inoltre, favoriscono il successo, la presenza di agenti di cambiamento interni all’azienda, un approccio metodologico sistematico che utilizza strumenti specifici e una comunicazione efficace.

Come superare, quindi, gli ostacoli che rallentano o compromettono il raggiungimento degli obiettivi di digitalizzazione? E come i professionisti del cambiamento possono accompagnare le aziende nel loro percorso?

Noi abbiamo individuato alcuni passaggi fondamentali:

  1. Osservare il sistema azienda

Si parte sempre da una attenta osservazione dell’ambiente (inteso sia come atmosfera sia come ambiente fisico), dei comportamenti, dei processi e flussi di lavoro e del livello di utilizzo di sistemi digitali.

  1. Svelare il sistema al sistema

I dati emersi dall’osservazione vengono condivisi con il cliente-azienda per facilitare il mutuo riconoscimento della situazione di partenza.

Queste due prime fasi permettono di identificare il grado di apertura al cambiamento, i tratti principali della cultura aziendale e il mindset di chi vi lavora. È quindi possibile, a questo punto, fissare degli obiettivi compatibili con lo stato attuale. Pensare di proporre metodologie o approcci innovativi ad aziende non ancora mature per attuarle e sostenerle, è un errore, ed è responsabilità dei professionisti del cambiamento accompagnare le aziende nella loro crescita, partendo dalla loro situazione senza saltare fasi evolutive che il sistema-azienda (organizzazione-processi-persone) deve necessariamente vivere.

  1. Co-creare il piano d’azione

È uno dei passaggi più importanti dei progetti di trasformazione digitale, passaggio in cui si condivide con il cliente la responsabilità degli interventi da attuare e si costruisce un piano che include azioni specifiche a tre livelli: culturale, operativo e individuale.

Nella creazione del piano d’azione e, soprattutto, nella sua successiva attuazione, è fondamentale sfidare l’azienda sulla coerenza tra scelte di cambiamento che si compiono, sistema-azienda, strategia di crescita (e di business). L’attenzione su tale coerenza va mantenuta alta durante tutto lo svolgimento del progetto di cambiamento nel rispetto delle persone. Ogni passo compiuto deve essere nella direzione voluta per contribuire al successo aziendale.

  1. Implementare la trasformazione digitale

Superare gli ostacoli ai cambiamenti culturali e operativi richiede uno sforzo unificato e uno scopo e una visione condivisi. È fondamentale accompagnare l’azienda nell’implementazione dei miglioramenti dei processi e nella trasformazione digitale, guidando le persone nella loro evoluzione, gettando le basi per una nuova cultura aziendale. La chiave sta nell’allenare le persone al mindset dell’apprendimento continuo, giorno dopo giorno e a tutti i livelli aziendali. Le dimensioni culturale, operativa, e individuale non vanno mai separate. A tal fine è importante applicare tecniche e approcci integrati e multidisciplinari, condotti da professionisti con competenze specifiche, per sviluppare un quadro di riferimento in cui le sfide possano essere abbracciate e superate.

  1. Consolidare e sostenere il cambiamento sul lungo periodo

La sostenibilità dei progetti di trasformazione è garantita quando l’apertura culturale al cambiamento e la mentalità di apprendimento continuo sono assimilati nei comportamenti e negli atteggiamenti e sono coerentemente espressi in tutti gli ambiti operativi e organizzativi.
Per consolidare e sostenere questo stato occorre che vengano formati degli agenti interni, persone con specifiche competenze, che abbiano come obiettivo mantenere viva la cultura aziendale di apertura al cambiamento.

A ben vedere i progetti che sono stati o saranno avviati per la trasformazione digitale delle imprese altro non sono che una sottocategoria dei progetti di revisione e cambiamento dei processi di lavoro. L’obiettivo è specificatamente quello di rendere questi processi migliori (minor costo, minor tempo di ciclo, maggior qualità) attraverso l’adozione di nuovi strumenti o tecnologie digitali che, a quel punto, faranno parte dei processi stessi.

In conclusione, non ci si deve illudere che l’automazione e la digitalizzazione possano essere attuate semplicemente acquisendo una tecnologia innovativa, sottovalutando il lavoro di analisi e semplificazione dei processi o ignorando che questo comporta dei cambiamenti nelle abitudini e nei modi di lavorare delle persone.

 

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